アウトプット力の5段階
こんな悩みはありませんか？
- 会議で自分の意見をうまく伝えられない
- 企画書を書いても、なかなか上司に承認してもらえない
- プレゼンでうまく説明できず、聴衆の反応が今ひとつ
もしこれらの悩みに心当たりがあるなら、アウトプットスキルを磨くチャンスです！
ビジネスにおけるアウトプットとは、「成果」のことです。
となると実際はものづくりのようなものも含まれるかと思いますが、ここでは「書く」「話す」の2種類と定義します。
そして、成果に繋げるための「書く」「話す」として目指すレベルを5段階で定義しました。
Lv1：論理的に伝えられる
まずは、主術関係や、因果関係がしっかりしていて、基本にのっとった論理的な文章がかけるレベル。
簡単そうに見えて、実は意外と難しいレベルです。
Lv2：図などを使ってわかりやすく伝えられる
文章だけでなく、図表も効果的に使えると、よりわかりやすく伝えることができますね。
Lv3：シンプルかつ力強く伝えられる
Lv2までが「論理的に構築されていて、図も使ってわかりやすく伝えられる」。
そこにさらに短時間でも「シンプルに伝えられる」、それを「力強く伝えられる」まで加えたのがLv3です。
Lv4：人の行動を促せる
Lv3までは「伝える」というところに焦点を当てていましたが、ここからは伝えた先の話になります。
実際に「文章を書く」「話す(プレゼン)」で伝えるときは、「伝える」ことのゴールは内容を正確に伝えることではないことも多いです。
例えばアフェリエイトブログなら購入という行動を促したいわけです。アフェリエイトブログに限らず、広告などは購入という行動を促すわけですし、会社での提案であれば、採用してもらうのがゴールなわけです。
Lv5：人の心を動かせる
Lv5を、Lv4と似ていますが「人の心を動かせる」というところにしました。
心を動かす、というのには「感動させる」「笑わせる」という要素が入っていて、感情が動かせれば行動を促すこともできそうですし、感情を促すのは行動を促す以上に難しいかなという印象なので、これをLv5としました。
アウトプット：文書
テキスト力
まずは文書のアウトプットで圧倒的に利用頻度が高く、汎用性が高いのがテキストでのアウトプットです。
- 卒業論文
- プレゼン資料のメッセージライン
- トークスクリプト
- SNSの投稿
- メール文
- 社内チャット
- 議事録
テキストで簡潔に情報を伝える、正しく日本語を使うってのが思った以上に難しいです。
卒業論文や小論文を書いたときって、真っ赤になってかえってきませんでしたか？
日本の今の国語教育はインプット（読解）中心になってしまっていて文章術を学ぶ機会ってのが意外とないんですよね。
文章力は基本的なお作法を守って、繰り返し書く
これを繰り返していくことでトレーニングができます。
書いた文章のフィードバックがもらえるとより良いですね。
正しい日本語のお作法を教えてくれる本は以下です。
文法書っぽい感じもしてちょっと読むの大変かもしれませんが、日本語ってこういう構造だったのか！って結構感動します。
また、テキストで伝えるときには箇条書きが使えるようになると、コミュニケーションがめちゃくちゃスムーズになります。
箇条書きに関するこんな本もあるので、興味ある方は読んでみてください！
仕事で「もっと簡潔に」とか、「構造化して」とか言われたことある人はとりあえず箇条書き使ってみてください。
表
テキスト表現を少し拡張した、表形式は非常に便利ですね。
普段、私はコンサルティング系の会社で働いていますが、資料作成の際に一番よく使うのは表形式です。
リサーチ結果をまとめる時とかはExcelにまとめますが、Excelにまとめれば必然的に表形式になります。
- 一覧で伝えたい
- 比較結果を伝えたい
みたいなときには表形式を使います。
SNSの投稿でも、「図解」といって、表をちょっと賑やかしたような投稿とかもよくありますね。
テキスト化→箇条書き→表形式へ
こんな感じにするだけで、結構わかりやすく伝えられる機会が増えます。
グラフ
グラフは定量的なデータを伝えるときに重要ですね。
「2倍になりました！」
どっちがわかりやすいですかといえば、明らかに後者ですよね。
グラフには円グラフ、棒グラフ、折れ線グラフなどがあるので、その中で何が最適かを考えて使い分けましょう。
- 棒グラフ ：特に絶対量の大きさや差を示したいとき
- 折れ線グラフ：量の変化を示したいとき
- 円グラフ ：全体に対する内訳を示したいとき
図
表やグラフも図の一種ですが、ここでは表やグラフ以外の自由フォーマット的なものを図といいます。
デザイン系の職種でない限りは、PowerPointなどで作ることが多いと思いますが、それ以外にCanvaやillustlatorのようなデザインツールで作るようなやり方もあります。
アイコンとかは無料のものが色々あるのでそれらを使う感じですね。
私は「icoon-mono」というサイトをよく利用させてもらっています。
6,000個以上の無料アイコンがあります。
プレゼン資料
今まででも出てきていますが、テキスト、図表を使って作ることが多いのがPowerPointを使ったプレゼン資料でしょう。
PowerPointを使った資料作成といえばコンサルティング系の会社の得意技です。
有名なコンサルティング会社が作った国に納品した資料は、無料で公開されているので、こういった資料を見ながら真似ていくことで資料作成スキルは向上していきます。
こういった資料をまねするように作る模写といったトレーニングは、作成スピードの向上をしつつ、わかりすい表現を体で覚えることができるので有効なトレーニングです。
また、そもそも資料作成の時にどういうことに気をつけないといけないのか？みたいな話については以下の本がおすすめです。
アウトプット：話す
会議ファシリテーション
話すというアウトプットではまずは会議のファシリテーションですかね。
良い会議の条件はなんでしょう？
各自が考えてきたことを伝えられること？
意見がたくさん出ること？
皆が発言できること？
会議によって変わるのですが
報告のMTG：
「報告先の気になり事項を踏まえ、必要十分な量の内容を手短に伝えるとこ」
意見出しのMTG（ブレスト等）：
たくさんの意見が出ていること
議論のMTG：
決定事項が生まれていること
特に議論のMTGがビジネスの場では重要です。
会議は基本的には何かの意思決定をするために行われるものです。報告は本来は会議は必要なく、書面で済ましてしまいたいものです。
そして良い決定事項を生む、意思決定をするためには、事前準備も必要ですし、
事前に準備してきた案について、相手の気になり事項をに合わせて説明し、意見を求めるべき人から意見を求め、その後の行動に変化をもたらすような決定をする。
これが会議のファシリテーションをするときに大事なことです。
プレゼンテーション
とはいえ、ジョブズばりに1対Nでプレゼンすることはそれほどないかもしれませんが、
1対1~数人での営業・提案の機会、採用の面接、こういったレベルのものは誰しも経験するのではないでしょうか？
こちらは会議よりも目標がわかりやすいことが多いですね。
目標を意識し、相手に何を、どう伝えたらその目標が達成できるのかを考え
言葉の1つ1つ、言葉以外の動き、話し方、話すテンポ、こういったもの1つ1つが結果に影響します。
メラビアンの法則というコミュニケーションにおいて伝わる情報の効果に関する法則では
言語情報：7%
聴覚情報：38%
視覚情報：55%
と言われています。衝撃的ですね。いっている内容そのものの影響は全体にしめる7%に過ぎないのです。
それなら内容は気にしなくていいか、というともちろんそんなことはないのですが、内容以上に話し方などが大事だということはしっかり頭に入れておきましょう。
動画
最近では動画作成・投稿をする方も増えてきましたね。
動画作成や編集のコストも下がってきているので、誰でも動画が作れる時代です。
先ほど話したメラビアンの法則を当てはめると
テキスト → 言語情報 のみ
図表 → 言語情報＋視覚情報
動画 → 言語情報＋視覚情報＋聴覚情報
となるので、何かを伝える力とし動画というのは非常に強力な武器となります。
動画を作るとなると話すスキル以外に、編集スキルなども必要になってきたりはしますが、簡単な編集であればスマホでも簡単にできたりしますし、
動画作成のAIツール、動画編集のAIツールなんかも出てきています。
生成AIの活用
最後にこれらのアウトプットのお供となる生成AIを紹介しましょう。
2022年の末頃、ChatGPTが世界を震撼させました。
そして、驚くのも束の間、テキスト生成、画像生成、動画生成、図表作成、プログラミング生成とあらゆるものが生成AIによって作れる世の中になってきました。
アウトプット＝何かを生成する作業において、これらを使わないてはありません。
ここでは、簡単に2024年9月時点でそれぞれに使えるAIをご紹介します。
chatGPT（テキスト・画像）
まずは元祖ですね。
chatGPT
名前的にはchat系ですが、実際はDALLEという画像生成AIも組み合わさっているので、画像生成もできます。
このブログに使っている画像は基本的にchatGPTで作っています。
画像生成というと後ほど紹介するMidjurneyやFluxの方が有名ですが、ちょっとゲームっぽい画像というのではDALLEがいいんですよね。
Claude（テキスト）
chatGPTのニューバージョンが出てきて、「おーすげーーー！！」って世界が熱狂した数日後に
「私がきた！」
て感じでやってきたのがClaudeです。
現時点ではチャットでのやりとりの精度はchatGPT << Claude と言われています。
このブログの記事テーマの検討、構成の検討、本文案の作成はClaudeでやってます。
Midjurney（画像）
画像生成AIとして、初期の頃から強さを誇ってきているのがMidjurneyです。
自分はあまり使う機会がないのですが、かなり精巧な絵を描いてくれます。
Runway Gen-3
動画生成ではこれが有名ですね。
自分はまだあまり使ってないです。
動画生成AIは、今テキスト、画像の次のターゲットとして大盛り上がりしている領域で、2024年後半〜2025年で大きな進化が期待されています。
最近、天下のYouTube様も、YouTube上で生成AIを使った動画作成ができる機能を実装することを発表しました。
アウトプット能力を上げよ
まずはLv3の
テキスト、図表、音声を使って、シンプルかつ力強く伝えられるようになりましょう。
- 言語情報：足腰に当たるテキスト力
- 視覚情報：よりわかりやすく伝えるための図表作成能力
- 聴覚情報：話し方
これらが組み合わさってアウトプット力となります。
1つずつ、日々の積み重ねで磨かれていくものです。
そして、Lv3を超えると、魔法力でも触れる人を動かす力へとなっていきます。
テキスト1つ、商談1つ、で人生を一変させることができるかもしれません。
